1．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?

(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；

(2)参谋作用；

(3)补缺作用；

(4)增进关系作用；

(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；

(6)适时。考虑时机；

(7)适地。看场合；

(8)适度。要注意掌握分寸。

2．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?

(1)“立卷特征”：文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，

(2)按问题特征立卷；

(3)按作者特征立卷；

(4)按文种特征立卷；

(5)按时间特征立卷；

(6)按地区特征立卷；

(7)按通讯者特征立卷；

(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

3．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?

(1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。

(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。

(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。

(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。

(5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。 
 

1．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?

(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；

(2)参谋作用；

(3)补缺作用；

(4)增进关系作用；

(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；

(6)适时。考虑时机；

(7)适地。看场合；

(8)适度。要注意掌握分寸。

2．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?

(1)“立卷特征”：文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，

(2)按问题特征立卷；

(3)按作者特征立卷；

(4)按文种特征立卷；

(5)按时间特征立卷；

(6)按地区特征立卷；

(7)按通讯者特征立卷；

(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

3．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?

(1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。

(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。

(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。

(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。

(5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。 
 

8.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？

（1）清楚地知道在所说的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点；

（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机；

（3）偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；

（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服；

（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；

（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用另对方反感的言词；

（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）；

（8）不可伤害对方的自尊心。

9.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?

（1）受意是文员接受和领会上司意图。

（2）一种是直接受意，另一种是间接受意。

（3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

10．公文的完全格式包括哪几项?

（1）版头、发文字号、印刷顺序号。

（2）密级、紧急程度。

（3）签发人姓名。

（4）公文标题。

（5）主送机关。

（6）正文、附件。

（7）发文机关、成文日期、机关印章。

（8）注释、阅读(发送)范围。

（9）主题词。

（10）抄送单位、印发说明。
 

11.单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？

单位印章主要：单位印章、套印章；钢印、领导人签名章、其他印章；

（3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；

（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；

（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；

（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；

（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；

（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；

（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。

12.国务院规定的行政公文共有几类几种？

命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。

13.文员根据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。

（1）拟稿；

（2）核稿；是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。

（3）签发；是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。

（4）编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。

（5）缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。

（6）校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。

（7）用印；是指在完成的文件上加盖机关印章。

（8）登记；

（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。
 

14.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间地点时要注意什么？

（1）要获得上司的许可；

（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再怛大会给对方的文秘人员以确认；

（3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、餐会等）、所需要的时间等等；

（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资料。

（5）周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；

（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；

（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；

（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

15、什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？

文员的挡驾方法是指：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。

主要的挡驾法有：

（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。

（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。

（3）会议、活动挡驾。对必必要的会议和活动，文员要替上司委婉地谢绝。
 

16.文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的?哪些是不合适的?

合适的话题:

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。

（2）一般人喜闻乐见的话题。

（3）显示地方或民族色彩的话题。

（4）比较高雅的话题，如中外名著、展览会等。

（5）积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。

不合适的话题:

（1）应当忌讳的话题。

（2）令人不快的话题。过于敏感的话题。

（3）自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题。

（4）庸俗的色情的话题。

（5）不宜谈论的保密的话题。

17.简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用?形式是怎样的?

会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基

础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。

会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指异工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事

项，或要求与会单位共同遵守、执行。

有两种形式:

（1）议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。

（2）周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。

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